Personeelsplanning maken een ramp? Zo regel je het eenvoudig en snel!

personeelsplanning

In ons grand café werken we met een omvangrijke hoeveelheid aan personeel. Het aantal krachten dat we nodig hebben varieert. Het maken van een personeelsplanning is een klus waar niemand zin in heeft. Als eigenaar ben ik degene die deze taak voor zijn rekening mag nemen. Daarbij is het belangrijk om te kijken naar het aantal mensen dat we nodig hebben op een bepaalde dag. Te veel of te weinig horecapersoneel kan een hoop geld kosten. Je moet rekening houden met de verwachte omzet en de daaruit voortvloeiende kosten. Daarnaast het is belangrijk te bepalen wie je precies nodig hebt: gaat het om een kok, afwashulp, medewerker bediening, barista of een barmedewerker? Nu het met de economie beter gaat is het lastiger om goed horecapersoneel te krijgen. Het is dan extra belangrijk dat je als eindbaas je best doet om je personeel te behouden. Qua planning houd ik ook rekening met evenementen die worden georganiseerd in de buurt. Dat brengt veel mensen op de been en op die dagen kan het enorm druk zijn in de zaak.

Tijdrovend

Het werk is nog niet gedaan als het rooster klaar is. Mijn mensen kunnen vooraf aangeven wanneer ze vrij willen zijn. Toch blijkt na het verschijnen van het nieuwe rooster, of gaandeweg, dat mensen niet willen of kunnen werken op dagen dat ze zijn ingepland. Uiteraard kan het ook nog eens voorkomen dat personeel ziek wordt. Daarvoor hebben we een flexpool.
Kortom, de planning is tijdrovend en gaat gepaard met hoofdbrekens. Om die reden ging ik op zoek naar een planningstool. Na wat research heb ik het ultieme programma voor personeelsplanning gevonden waar we allemaal blij van worden! Via internet kwam ik uit op Werktijden.nl, een bedrijf dat een hulpmiddel aanbiedt om mijn personeelsplanning te maken en te onderhouden. Iedere werknemer heeft via een mobiel of tablet toegang tot het programma. Ze kunnen het rooster inzien en hun beschikbaarheid aangeven, verlofaanvragen indienen en diensten onderling ruilen. Dat laatste kan niet zonder goedkeuring van mij, maar ook dat gaat eenvoudig via het programma. De ene dienst kan nu eenmaal niet zonder meer tegen de andere dienst worden geruild.

Iedereen baas over eigen tijd

Het maken van de planning is nu een fluitje van een cent. Zodra de planning klaar is, verzend ik deze per e-mail naar alle medewerkers. Het is mogelijk te werken met push notificatie of sms-berichten, handig als er op het laatste moment nog iets verandert. Voor mij scheelt het ook in de administratie want via de urenregistratie worden de gewerkte uren bijgehouden.
Mijn mensen hebben nu meer invloed op de invulling van hun werktijden en daarmee tegelijk op hun vrije tijd. Door de flexibiliteit van het systeem heb ik minder gezeur over het rooster, wat de onderlinge sfeer verbetert. Kortom, ik heb meer tijd voor bijvoorbeeld contact met klanten.
Af en toe kan ik er zelfs eens een dagje tussenuit!